भाग -- 23 बैठक मॅनेजर

भाग -23
संग‌णक म्हणजे बैठक मॅनेजर
(पुस्तकाप्रमाणे तपासले -done)
कार्यालय म्हटल की बैठका आल्याच. मोठ कार्यालय असेल तर बैठकीसाठी बाहेरू‏न देखील लोक ये‌णार. त्यामुळे कार्यालयांत कु‌णीतरी या बैठकीबाबत काळजी घेऊन पूर्व तयारी करत असतात.

पूर्व तयारी म्हणजे कायं कांय करावे लागते ?

बैठकीचे प्रयोजन आणि त्यांत चर्चेला ये‌णार विषय.

एखाद्या विषयाबाबत गरजेप्रमाणे पूर्वपीठिका सांगणारे एखादे टिपण

को‌णा कोणाला बोलवावे त्यांची यादी व त्यांना निमंत्रण.

बैठकीची जागा, वेळ व दिनांक ठरवणे व त्याप्रमा‌णे सर्वांना कळवणे

कांहींना ती वेळ सोईची नसेल तर सर्वांच्या सोईची दखल घेऊन वेळ जुळवून घेणे

बैठकीच्या वेळी चहा, पेन, नोटबुक, फाईल इत्यादी गरजेप्रमाणे सर्वांना पुरवणे.

बैठकीतील मतांची नोंद घेण्याची सोय करून लघुलेखन किंवा ध्वनिमुद्रण किंवा चित्रफित तयार करू‏न घेणे

बैठकीचा कार्यवृत्तांत तयार करू‏न सर्वांना कळवणे

बैठकीत ठरलेल्या निर्णयांप्रमाणे पुढील कार्यवाही करणे.

अशा प्रकारची बैठकीची जबाबदारी ज्यांच्यावर येऊन पडते त्यांना संग‌णकामुळे तीन मोठया सोई आता उपलब्ध झालेल्या आहेत. त्या आहेत -
1) व्हिडियो कॉन्फरंसिंग
2) बैठकीतील मुद्द्यांची उठावदार आणि मुद्देसूद मांडणी आणि
3) इतर सुविधा

व्हिडियो कॉन्फरंसिंग मुळे बाहेरच्या लोकांना आपल्या बैठकीच्या शहरांत बोलावयाची गरज उरलेली नाही. व्हिडियो कॉन्फरंसिंग कित्येक प्रकाराने होऊ शकते. सर्वांत भारी प्रकार म्हणजे ज्या खोलीत बैठक असेल तिथले पूर्ण दृश्य 2-3 वेब-कॅमेरे क्षणोक्षणी टिपत असतात -- त्यांची तिथल्या तिथे व्हिडियो फाईल बनत असते आणि इंटरनेटवरू‏न ती दुसर्‍या शहरांत संगणकासमोर बसलेल्या एखाद्या व्यक्तीपर्यंत पोचत असते.
ती व्यक्ती देखील व्हिडियो कॅमेरा व संगणक असलेल्या खोलीत बसली असेल तर तिथले दृश्य व आवाज -- थोडक्यांत त्या व्यक्तीचं मत बैठकीमध्ये ऐकल जाऊ शकतं. यामुळे त्या व्यक्तीला प्रत्यक्ष बैठकीच्या गांवी हजर रहा‌ण्याची गरज पडत नाही.

बैठकीतील दहा मेंबर दहा गांवी असले तरी त्या सर्वांचे बोलणे इत्यादि बैठकीच्या मूळ ठिकाणी पोचते, आणि अशा तर्‍हेने आपापल्या गांवी बसूनच प्रत्येकाला बैठकीत भाग घेता येतो. या पैकी कुठल्याही ठिकाणी कॅमेर्‍याची सोय नसेल, फक्त लाऊड स्पीकर आणि माइक्रोफोन वरून आवाज संगणकांत रेकॉर्ड होऊन तोच बैठकीच्या जागी पोचवला जात असेल तरी चालते. याला टेलिकॉन्फरन्सिंग म्हणतात.

एखाद वेळी आवाजही पोहचणे शक्य नसेल तर टाइप करून चॅट या सुविधेमार्फत आपले मत बैठकीच्या जागी पोहचवता येते. मात्र हा थोडा वेळखाऊ प्रकार आहे -- टाइप करणा-याच्या गतिप्रमाणे वेळ लागतो.

कॅमेर्‍यासकट व्हिडियो कॉन्फरंसिंगच्या सोईला खर्च जास्त असतो, ते छोट्या प्रमाणावर केलेले शूटिंगच असते. पण त्या मुळे समोरासमोर बोलल्याचे समाधान मिळते. फक्त आवाजी कॉन्फरंसिंग किंवा चॅट द्बारा कॉन्फरंसिंग असेल तर खर्च खूप कमी येतो.

व्हिडियो कॉन्फरंसिंग खेरीज इतर बरीच कामे संगणकामुळे सोपी होतात उदा. बैठकीची सूचना, टिपण इत्यादि इमेल द्बारा सर्वांना पाठवता येते. त्यामधे कांही बदल करावे लागत असले तर ते पण सर्वाना पटकन समजून येतात. त्यांना आपापली मते आधीच ई मेलने पाठवता येतात.

प्रत्यक्ष बैठकीत विषयाची मांडणी करण्यासाठी जुनी पध्दत जाऊन आता प्रेझेंटेशन कर‌ण्याची नवी सोय संगणकामुळे आली आहे. प्रेझेंटेशनसाठी मायक्रोसॉफ्टचे पॉवर पॉईंट हे सॉफ्टवेअर सर्वाधिक प्रचलित आहे. आपल्याला बैठकीत जो विषय मांडण्याचा असेल त्यातील प्रमुख मुद्दे संगणकावर प्रेझेंटेशनच्या स्वरू‏पात आधीच मांडून ठेवता येतात. याला मल्टी-मीडीया प्रेझेंटेशन केले तर त्यामध्ये लिखित मुद्दयांच्या जोडीने ध्वनिफित, चित्रफित वगैरे देखील घालता येतात.
मुख्य म्हणजे एकदा तयार केलेले प्रेझेंटेशन पुढील कित्येक बैठकीना वापरता येते. भविष्यकाळासाठी ते एक दूरगामी रेकॉर्डच आपल्याकडे तयार होते.

आधुनिक काळात संगणकामुळे कुठल्याही बैठकीची उपयुक्तता वाढवता येते यात शंका नाही. आता सर्व जिल्हाधिकारी कार्यालयांत व्हिडियो कॉन्फरंसिंगची सोयकरण्यांत आली असून मंत्रालयांतील बैठकींमधे त्यांचा थेट सहभाग घेता येतो.

मात्र सरकारी अधिकारी व कर्मचारी यांनी प्रेझेंटेशन तंत्र शिकून घेतले पाहिजे.
------------------------------------------------------------------