भाग - 20- सारणी लेखक

भाग - 20
संगणक म्हणजे सारणी किंवा तक्ता लेखक
(पुस्तकाप्रमाणे तपासले -done)
मात्र बारचार्ट पायचार्ट, स्पॅशियल चार्ट चे चित्र हवे, त्यासाठी पुस्तक पहावे लागेल

सारणी किंवा तक्ते आपल्या खूप ओळखीचे असतात. कुठल्याही चार सहा गोष्टींची माहिती एकदम बघायची असते तेंव्हा आपण त्या माहितीची मांडणी तक्ते किंवा सारणी मधे करतो. उदाहरणार्थ कांही जणांची नांवे आणी त्यापुढे जन्मतारीख लिहिली असेल तर आपल्याला एका ओझरत्या दृष्टिक्षेपांतच कळते की वयाने सर्वांत मोठा कोण आणी लहान कोण.

शाळेच्या पुस्तकातील धड्यांची अनुक्रमणिका अशी दिसते.
धडा क्र --धड्याचे नाव ------पान
1) ---आपला परिसर --- 3
2) ---नखांची स्वच्छता -- 7
3) ---फुलपाखरू --- 13
4) ---आजीचा चष्मा ----16
5) ---प्रार्थना --- 20

हा एक तक्ताच आहे. यामध्ये सहा आडव्या ओळींपैकी पहिली ओळ शीर्षकाची आणि इतर 5 ओळी खुद्द माहितीच्या आहेत. तसेच तीन उभे स्तंभ असून प्रत्येक स्तंभातील मुद्दा वेगळा आहे. पहिला अनुक्रम संख्येचा मुद्दा, दुसरा धडयाच्या नावाचा आणि तिसरा त्या धडाचा पृष्टक्रमांक सांगणारा.

या तक्त्यांची आपण फारशी दखल घेत नाही, त्यामुळेच त्यांना नीट निरखून आपल्याला खूप गोष्टी शिकता येतात याची आपल्याला जाणीव नसते. शिवाय तक्ता म्हटला की तो शिस्तबध्द दिसतो. बरेचदा त्याच्या खूपशा खणांमध्ये आकडे लिहिलेले असतात. काहींना त्या शिस्तीची आणि त्या आकड्यांची भिती वाटते.

या उलट ज्यांना तक्क्यांतील गंमत कळते, त्यांना तक्ते वाचायला आणि गंमतींची नोंद घ्यायला आवडते. उदाहरणार्थ या तक्त्यांत आपण सांगू शकतो की, एकूण 15 खण आहेत (शीर्षकाची ओळ न मोजता) त्यांतील 10 खण आकडयांचे व पाच खण वर्णनाचे आहेत. शिवाय त्यांतील पहिला आणि तिसरा स्तंभ चढत्या क्रमाने मांडलेले आहेत. थोडेसे गणित करून आपण हेही सांगू शकतो की दुसरा धडा सगळ्यांत मोठा 6 पानांचा आहे.

पण सारणीची खरी गंमत पहायची असेल तर आपल्याला त्यातील खण उलट सुलट फिरवता आले पाहिजेत. उदाहरणार्थ वरील सारणीला मी असे लिहू शकेन की, धडयांची नावे मराठी अक्षरांच्या वर्णानुक्रमाने दिसतील.
धडा क्र --धड्याचे नाव--- पान
4) ---आजीचा चष्मा--- 16
1) ---आपला परिसर --- 3
2)--- नखांची स्वच्छता--- 7
5)--- प्रार्थना --- 20
3) ---फुलपाखरू --- 13

या नव्या तक्त्यामुळे कोणत्याही आडव्या ओळीची माहिती बदलली नाही फक्त त्यांना वर खाली केलं आहे, त्यामुळे धड्यांची नावं वर्णक्रमानुसार लावली गेली, मात्र आता धडा क्र. चढत्या क्रमाने नसून उलट सुलट झालेले आहेत.

संगणकावर तक्ता लिहून काढण्याचा मोठा फायदा असा आहे की, अशा प्रकारे कुठल्याही मुद्याला धरून त्या अनुषंगाने ओळींची उलटपालट अक्षरशः क्षणभरात करता येते. याचा कांही उपयोग असतो कां हा प्रश्न कित्येकांच्या मनांत येईल. त्याचे उत्तर आहे -- हो खूप उपयोग आहेत.

कारण तक्ता फेरमांडणीच्या आधारे आपण विभिन्न प्रकारच्या आकडेवारीचा नेमका अर्थ काढू शकतो. याला सॉर्टिंग म्हणतात. शिवाय तक्त्याच्या आधाराने आपण ग्राफ (आलेख) काढू शकतो.

शासकीय कामकाजापैकी सुमारे 40 टक्के कामकाज तक्त्याच्या स्वरूपात केले जाते. जेंव्हा संगणक नव्हते तेंव्हा सुद्धा कनिष्ठ पातळीवरील कर्मचारी ही कामे करीत. त्यांत बराच वेळ लागत असे, आणी ते किचकट असल्याने ठराविक लोकच ते करीत व बाकी सर्वजण ते काम झटकण्याचा प्रयत्न करीत. वरिष्ठ अधिकारी तर हे काम कधीच करत नसत कारण त्यांचा वेळ असा वापरला जाणे हे न परवडणारे असायचे.

समजा माझ्या कार्य़ालयांतील शंभर जणांची नांवे आणी जन्मतारीख लिहून ठेवली आहेत. मी विचारले या वर्षी किती जण रिटायर होणार, की कुणी तरी ती सगळी नांवे वाचून मोजत जाणार आणी मला सांगणार अमुक इतके. यासाठी त्याला दहा मिनिटे लागली किंवा तासभर लागला तरी तेवढा वेळ खपून ती माहिती दिली जात असे. ही माहिती संगणक एका मिनिटांत देऊ शकतो, फक्त आपण त्याला राबवून घेतले पाहिजे.

तक्त्यांचा वापर शासनांत किती विविध कामांसाठी करावा लागतो त्याची कांही उदाहरणे पाहू या.
1) गावचे तलाठी गावाचे दफ्तर तयार करतांना सर्व शेतकरी, त्यांची जमीन, इत्यादिची माहिती ठेवतात. यासाठी ते वीसएक तक्ते लिहून काढतात.
2)टपाल क्लार्क कडे रोज टपाल येते ते तक्त्यांत ठेवले जाते आणि त्यांतील कोणते कुठे गेले, किती निकाली काढले वगैरे गोषवारे वेळोवेळी तयार करावे लागतात.
3)विभागामार्फत चालविल्या जाणा-या योजनांचे अर्थसंकल्प करावे लागतात ते सारणीत लिहून काढतात.
अशी अगणित कामें आहेत.

या सर्व कामांसाठी पूर्वापार तक्ते घालून देण्यात आलेले होते व शासकीय यंत्रणेला या तक्त्यांच्या आधारे गोषवारे काढणे चांगले अवगत असते. प्रसंगी खूप वेळ लावून एकेक खण मोजून गोषवारा काढावा लागतो, तोही खळखळ न करता काढला जातो.

या वेळखाऊ कामामुळे तक्त्यांच्या आकडयांतून विशिष्ट माहिती कोणती आणि कशी मिळवायची व खात्याचं काम सोपं आणि कमी वेळांत कसं करायचं, किंवा त्या आकडेवारीच्या आधारे धोरणात बदल कसा करायचा याचा विचार प्रशासनामध्ये बहुतेक कोणी करत नाही कारण संगणक नव्हते तेंव्हा त्या विचारासाठी माहिती मिळवणे थोडे कठिणपण होते.

आता संगणक आलेत. मात्र अजूनही कित्येक कार्य़ालयांत हे तक्ते संगणकावर वापरले जात नाहीत. आणि संगणकातील सोई वापरून - विशेषत: फेरमांडणीची (सॉर्टिंग) सोय वापरून त्यातून उपयोगी माहिती कशी काढायची, कोणती काढायची हे अजूनही शासकीय यंत्रणेत फार क्वचितच लोकांना माहित आहे.

याबाबत लक्षपूर्वक शिकून घेण्याचे मुद्दे असे -
1) तक्तेवजा माहिती तयार करणे शक्य असेल तिथे तक्त्यांतच माहिती तयार करावी- विवरणात्मक करू नये. वर्डसारख्या गद्यलेखन सॉफ्टवेअरमधे तक्ता आखून माहिती भरू नये.
2) तक्तालेखनासाठी असलेले खास सॉफ्टवेअर उदा.एक्सेल, वापरावे. तर ती बुध्दिमान पध्दत असते - तरच त्या तक्त्यांची फेरमांडणी करणे, ग्राफ काढणे, एका ठराविक रेंजची माहिती देणे यासारखी कामे संगणकाला करता येतात. यांना आपण हुशार तक्ते म्हणू या. वर्डमध्ये जरी तक्ता आखून माहिती भरण्याची सोय असली तरी ती बुध्दिमान पध्दत नसते कारण त्यावर संगणकाला कोणतीही प्रक्रिया करता येत नाही. त्यांना आपण मठ्ठ तक्ते म्हणू. हुशार तक्ता आणि मठ्ठ तक्त्यामधील एक सोपा फरक म्हणजे हुशार तक्ता असेल तर संगणक आकडयांची बेरीज (किंवा वजाबाकी, गुणाकार, भागाकर इ.) करू शकतो पण मठ्ठ तक्ता त्या आकडयांना फक्त चित्ररूपाने ओळखतो त्यामुळे गणित करू शकत नाही.

शाळेच्या धड्याच्या उदाहरणात एकूण फक्त तीन रकाने होते व पाच आडव्या ओळी, म्हणजे 15 खण होते. पण 15-20 रकाने आणि 50-60 ओळी असतील, तर निव्वळ हाती लिहून त्यांची फेरमांडणी जवळ जवळ अशक्य. संगणक मात्र एखाद्या मिनिटांतच करील. हे ज्यांनी प्रत्यक्ष पाहिले नाही त्यांना हे किती सोपे आहे याचा थांगपत्ताच नसतो, त्यामुळे याचा वापर करून घेण्याची युक्तीपण अवगत नसते. किंबहुना अशी कांही युक्ति असेल हेच ध्यानी येत नाही. म्हणून मग
शासनातील मंडळी अजूनही वर्ड वापरून तक्ते लिहितात, आणि कांही मोजायचे असेल तर तेही काम पुन्हा एकएक मोजूनच करतात, आणी त्याला लागणारा वेळ फुकट जातोच.

ते दृश्य पाहिलं की मला लहानपणी ऐकलेली एक गोष्ट आठवते. एका आश्रमांत एक ऋषी तप करत बसले. ते नेहमी खरं बोलतात अशी त्यांची ख्याती होती. एकदा एक पारधी हरिणाचा पाठलाग करीत तिथे आला. तोपर्यंत हरीण एका दिशेने पळत जाऊन दिसेनासे झाले होते. पण ते कोणत्या दिशेने गेले हे ऋषींनी पाहिले होते. पारध्याने त्यांना गळ घातली की ही माहिती मला सांगा आणी खरं कांय तेच सांगा. तसं सांगून हरीण मारले जावे असं ऋषींना वाटत नव्हतं. ते म्हणाले - अरे पारध्या, ज्या डोळ्यांनी हरीण पाहिले ते डोळे बोलू शकत नाहीत आणी जी जीभ बोलू शकते तिने कांही पाहिलेले नाही, म्हणून तुला ही माहिती मिळू शकत नाही, तू जा.

संत तुलसीदास यांनी रामायण लिहितांना पण ही कल्पना वापरली आहे. मंदिरांत पूजेसाठी गेलेल्या सीतेला रामाचे दर्शन घडते. त्यानंतर सख्या तिला छेडतात की राम कसा होता ते आम्हाला सांग. सीता उत्तरते "गिरा अनयन, नयन बिनु वाणी" म्हणजे - माझ्या जिभेजवळ डोळे नाहीत आणी डोळ्यांना वाचा नाही, मग मी कांय वर्णन सांगू?

पण सरकारी कार्य़ालयांत हा प्रसंग वेगळ्या त-हेने घडतो. तो असा की जे क्लार्क संगणकावर काम करतात त्यांना माहीत नसतं की तक्त्याचे सॉफ्टवेअर वापरल्याने संगणक मोजमाप करू शकतो. ज्या वरिष्ठांना ती मोजमाप या ना त्या कारणाने लागत असते त्यांना हे माहीत नसतं की क्लार्क मंडळी तक्ते करण्यासाठी सुद्धा एक्सेलऐवजी वर्ड प्रणाली वापरत आहेत आणी त्यामुळे मोजमाप करू शकण्याची संगणकाची क्षमता न वापरतां स्वतःचा वेळ खर्ची घालून मोजत आहेत. असो.

आपण हाताने तक्ता करतो तेंव्हा पाटीवर किंवा कागदावर उभ्या-आडव्या रेघा काढून हवे तेवढे खण करून घेतो. उभ्या कॉलम मधे लागणारे मथळे सगळ्यांत पहिल्या आडव्या ओळीत लिहितो आणी आडव्या ओळींमधे लिहायचे मुद्दे सगळ्यांत पहिल्या उभ्या कॉलम मधे लिहितो. त्यानंतर त्या त्या मुद्द्याची त्या त्या मथळ्याखलील माहिती आपण संबंधित खणांत लिहित जातो. एकदा हे करून झाले की त्यांत कांहीही बदल किंवा सुधारणेला वाव नसतो आणी पुढची सगळी मोजमाप मान मोडून बसून स्वतःच करायची असते. म्हणून ती जितक्या कमी बाबींवर करावी लागेल तितके बरे. यासाठी पूर्वीचे तक्ते अवाढव्य असत.
हे काम संगणकाला करू दिले तर कांय होईल?
1) परंपरागत पद्धतीने काम करण्यासाठी लागणारा वेळ वाचेल व वेगवेगळे मु्द्दे कमी वेळेत बिनचूक तपासता येतील.
2) एका कागदावर प्रिंट आऊट घेतला तर एका दृष्टीक्षेपात कित्येक मुद्यांची माहिती मिळते. त्यांतील को‌णत्याही मुद्दयाला आधारभूत मानून त्याच्या अनुषंगाने इतर सर्व माहितीची फेरमांड‌णी कर‌ण्यासाठी एखादं मिनिट पुरतं.
3) ठराविक रेंजची माहिती काढता येते. उदा. कर्मचा-यांची माहिती भरली असेल तर को‌णत्या वयोगटांत किती, को‌णत्या पगारश्रेणीत किती, स्त्री- पुरू‏ष, टायपिंग ये‌णारे- न ये‌‌णारे, अर्थशास्त्र शिकलेले- न शिकलेले, अशी कित्येक प्रकारांनी
माहिती काढता येते व त्या माहितीचा त्या त्या अनुषंगाने उपयोग करता येतो.
4) ती ती माहिती वेगळ्या रंगात दाखव असे पण सांगता येते.
5) माहितीचा नमुना तक्ता तयार करत असतांनाच आपल्याला ती माहिती कोणत्या उपयोगासाठी लागणार, त्यासाठी को‌‌णते प्रश्न विचारायचे व त्यांची दखल घेऊन कोणते रकाने ठरवायचे, हे मात्र त्या त्या सेक्शनच्या गरजेनुसार त्यांनीच ठरवावे लागते.
६) टाईम कर्व्ह वर्ष व माहितीची आकडेवारी लिहिल्यास किती काळात कसा कसा बदल होत गेला हे दाखवणारा आलेख (ग्राफ) काढता येतो.
उदा. आपल्या देशांत 1965 ते 2005 किती पेट्रोलियम आयात केले गेले तो आलेख पहा --


७) असलेल्या माहितीबाबत फॉर्म्युला दिल्यास संगणकाला गणित करता येते व क्षणार्धात ते उत्तर आपल्यासमोर येऊ शकते.
८) बार चार्ट एकच बाब निरनिराळ्या ठिकाणी कशी असेल हे या चार्टवरून कळते.उदा. जगांत कोणत्या भाषेची किती लोकसंख्या आहे तो तक्ता व आलेख पहा --

9) पाय चार्ट बार चार्टमधील माहितीवरूनच कोणाचा किती वाटा हे कळावे म्हणून पाय चार्ट काढतात. उदा. भाषा व लोकसंख्येचे आलेख असे दिसतील --

10)स्कॅटर ग्राफ दोन विभिन्न प्रकारची माहिती तुलना करू‏­न पाहायची असेल आणि त्यांचे काही संबंधसूत्र (Correlation) आहे का हे ठरव‌ायचे असेल तर स्कॅटर ग्राफ काढता येतो, उदा. महिलांचे शिक्षण आणि त्यांच्या मुलांचे कुपोषण यांचा स्कॅटर ग्राफ असा दिसेल.


याच्यावरू‏न महिला-साक्षरता कमी असलेल्या जिल्ह्यांत कुपोषित मुले राहण्याचे प्रमाण जास्त आहे असे कळते. जिथे महिला-साक्षरता जास्त असूनही कुपोषण दिसते त्या जिल्ह्यांत इतर कारणांचा उदा. दूषित पाणी- पोटात जंत इ.) शोध घेण्याची गरज आहे हेही कळते.
11) कुठलीही सांख्यिकी माहिती झटपट काढण्यासाठी संगणकाला हुशार तक्त्यांच्या स्वरू‏पात माहिती दिल्याने त्या माहितीवर पुढील कित्येक संस्कार करता येतात आणि त्यातून निष्कर्ष निघून पुढील ध्येयधोरणांची दिशा ठरवता येते.
-------------------------------------------------------------------------
मंत्रालयांतील कार्यासन 16-ब चा एक अभिनव प्रयोग
सामान्य प्रशासनाच्या कार्यासन 16-ब मधे आलेल्या टपालाची निर्गत लौकर व्हावी, त्यांचे ट्रॅकिंग झटपट करता यावे, जिल्हावार माहिती घेऊन एकाच पत्राने जिल्हाधिकारी यांना सर्व संदर्भ विचारता यावे, आणि एकाच स्वरूपाच्या सर्व धारिकांना एकच सूत्र लावून एक-गठ्टा निर्गत करता यावे अशा चौफेर उद्देशाने आम्ही सर्व टपालासाठी खालीलप्रमाणे तक्ते ठरवून एक अभिनव कार्यपध्दती अवलंबिली. त्या आधी ही टपाल नोंदणीची पद्धत मी सर्वप्रथम जमाबंदी आयुक्त असतांना वापरली होती.

मंत्रालयात सध्या टपालाची नोंदणी डिजेएमएस तसेच नोंदणी वहीमधे मॅन्युअल पद्घतीने नोंद घेऊन करण्यात येते. डिजेएमएस नोंदणी प्रणालीमध्ये असलेल्या त्रुटी व अडचणीमुळे (विशेषतः धारिकेचे ट्रॅकिंग रहात नसल्यामुळे) मंत्रालयातील लिपिक डिजेएमएस सोबत मॅन्युअल अशी दुहेरी पद्घत राबवतात. यामुळे कार्यासनातील लिपिकांचा बराचसा वेळ टपाल नोंदणीमध्ये जातो. हे वाचावा तसेच आलेल्या टपालानुरूप कामाची विभागणी करता यावी हे उद्दिष्ट ठेऊन कार्यासन 16-ब मधे एक्सेल आधारित वेगळी पद्घती अवलंबिण्यात येत आहे. या पद्घतीमुळे टपालाची दुहेरी नोंदणी करण्याची गरज नाही. तसेच आलेल्या टपालाची छाननी उपसचिव स्तरावर करता येऊ लागल्याने प्रकरणांचा व टपालाचा निपटारा करण्याच्या दृष्टीने योग्य निर्देश देता येतात.

या पध्दतीमध्ये कार्यासनात प्राप्त होणा-या टपालांची नोंदणी 17 रकान्यात करण्यात येते. ते असे --











या रकान्यांची वैशिष्ट्ये खालीलप्रमाणे आहेत -
रकाना क्रमांक 1 -- कार्यांसनांत आलेल्या टपालाचा आवक क्रमांक या रकान्यावरुन दिसतो. टपाल नोंदविणा-या लिपिकाच्या दृष्टीने हा सर्वांत महत्वाचा आहे, कारण त्याचा उपयोग धारिकेचे ट्रॅकिंगसाठी होतो.

रकाना क्रमांक 2,3,4 -- कार्यासनात प्राप्त होणारे सर्व टपाल हे नोंदणी शाखा, सचिव कार्यालय व उप सचिव कार्यालय अशा 3 स्रोतांकडून प्राप्त होत होते. या तीनही कार्यालयात त्या त्या कार्यालयाचा नोंदणी क्रमांक पडतो. ते अनुक्रमे रकाना क्र. 2, 3, व 4 येथे दर्शविण्यात येतात. यामुळे या तीनही स्रोतांपैकी कोणत्या कार्यालयाकडून किती टपाल प्राप्त झाले याची माहिती मिळते. सचिव व उप सचिव यांचे कार्यालयातही टपाल नोंदीची हीच संगणकीय पध्दत वापरल्याने त्या कार्यालयाकडून इन्ट्रानेट किंवा पेनड्राइव्हवर टपाल नोंदीचे विवरणपत्र प्राप्त केवे तर तेच विवरणपत्र कार्यासनातील संगणकावर संबंधित रकान्यात विनासायास Paste करता येते. त्यामुळे टपालाची पुन्हा नोंद घेण्याची गरज राहत नाही व कार्यासन लिपिकाचा वेळ वाचतो.



रकाना क्रमांक 5,6,7 व 9, 10 हे रकाने टपाल लिपिकाला परिचित व त्याच्या आवक-नोंद वहीतील नेहमीच्या रकान्यांप्रमाणे आहेत.

रकाना क्रमांक 8 - येथे नमूद केलेल्या जिल्हा या रकान्यामुळे टपालाचे जिल्हानिहाय वर्गीकरण (sorting) करता येते. या विश्लेषणाचा उपयोग वरिष्ठ अधिका-यांना होतो. यामुळे एकाच जिल्ह्राकडून येणा-या टपालाचा निपटारा करण्यासाठी योग्य निर्देश देता येतात.


रकाना क्रमांक 11 - प्राप्त टपालापैकी खास लक्ष देण्याच्या बाबी (महत्त्व) उदा. विधीमंडळ कामकाज, माहितीचा अधिकार, विकाक, लोकप्रतिनिधी, न्यायालय, अर्थसंकल्प, लोकआयुक्त, निवेदने, अशाप्रकारे वर्गीकरण या रकान्यांत मांडले जाते ज्या टपालांचे महत्व या वर्गीकरणात येत नाही त्यांना इतर असा शब्द वापरला जातो.

रकाना क्रमांक 12 - स्वरुप नावाचा हा सर्वांत महत्वाचा रकाना खास करुन उप सचिवाच्या पातळीवर छाननी करण्यासाठी व कार्यक्षमता वाढविण्यासाठी आहे. कार्यासन 16-ब मधील येणा-या टपालाचे विषय लक्षांत घेऊन स्वरुपाच्या रकान्यात एकूण 12 प्रकारचे दाखविण्यात आलेले आहे. यामध्ये आरक्षण, बिंदू नामावली, इत्यादी विषय आहेत. तसेच इतर या नांवाचाही एक विषय आहे. स्वरुपाच्या विवरणामध्ये सामान्यपणे येणारे शब्द थकीत बिल, मंत्रीमंडळ टिप्पणी, पूरक मागणी, सेवानिवृत्ती, विभागीय चौकशी, अशा सारखे असतील. परंतु प्रत्येक कार्यासनाला नेमून दिलेल्या विशिष्ट कामाप्रमाणे त्या त्या उपसचिवांना आपापल्या कार्यासनातील स्वरुप या रकान्याचे वर्गीकरण स्वत: बसून ठरवावे लागेल. कार्यासन 16 ब च्या उदाहरणावरुन दिसून येते की, या कार्यासनाला सेवानिवृत्ती, मेडिकल बिल विभागीय चौकशी यासारखे विषय हाताळावे लागत नाहीत परंतु बिंदु नामावली आरक्षण असे विषय हाताळावे लागतात. याचमुळे प्रत्येक कार्यासनासाठी स्वरुप या वर्गीकरणामध्ये निश्चित विषय काय असतील, हे त्या त्या उप सचिवांनी कार्यासनातील सर्वांच्या बरोबर बसून ठरवावे लागेल.

स्वरूप व महत्व या दोन्ही रकान्यांवर सॉटींग करणे आवश्यक असल्याने या वर्गीकरणासाठी शक्य तो एक व जास्तीत जास्त 2 शब्दांचा वापर करावा. ज्या टपालाचे स्वरूप टपाल लिपीकाला निश्चितपणे समजणार नाही, तिथे “इतर” हा शब्द लिहिता येईल. मात्र सुरुवातीचा एक महिना उपसचिव यांनी स्वत:च टपाल वाचून टपालाचे स्वरूप योग्य त-हेने लिहिले असल्याची खातरजमा करावी. तसेच “इतर” या संज्ञेत मोडणारे टपाल एकूण टपालाच्या पंधरा टक्क्यांपेक्षा दास्त असल्यास विषयांची फेरतपासणी करावी. मात्र या रकान्यासाठी 10 पेक्षा अधिक प्रकारचे वर्गीकरण नसावे कारण जास्त प्रकारचे वर्गीकरण केल्याने टपाल लिपीकाचा गोंधळ होऊ शकतो.
सुमारे दहा दिवसांचे टपाल “स्वरूप ” या रकान्यावर सॉर्ट केल्याने उपसचिव व अवरसचिव या पातळीवर तात्काळ कामाची प्रथमिकता ठरवता येते. व कार्य़क्षमता वाढते यासाठीच हा रकाना आहे.

रकाना क्रमांक 13, 14, 15 टपाल कोणाकडे देण्यात आले यासाठी आहे. कार्यासन पध्दतीमध्ये लिपिक-सहायक -कक्ष अधिकारी- अवरसचिव अशी सरळसोपी साखळी कधीच नसते. ब-याच ठिकाणी पुरेसे कर्मचारी नसल्यामुळे एकच लिपिक एकापेक्षा अधिक सहायक, कक्ष अधिकारी, अवर सचिव यांचेकरीता टपाल नोंदणीचे काम करत असतो. ही वस्तुस्थिती विचारात घेऊन हे रकाने दर्शविण्यात आले आहेत. यामुळे कोणकोणते टपाल कोणकोणत्या सहायक, कक्ष अधिकारी, अवर सचिव यांना देण्यात आले आहे याची अचूक माहिती या रकान्यावरुन स्पष्ट होते. त्यामुळे एकाच अधिका-यावर कामाचा अधिक ताण पडणार नाही हे पाहता येते. सर्वांत महत्वाचे म्हणजे टपाल लिपीकाला शोध घेणे सोपे होते.

रकाना क्रमांक 16 मधे टपालावर केलेल्या कार्यवाहीचा तपशील लिहिला जातो. हे वर्गीकरण चार पर्यायांत करण्यात येते. नवीन प्रकरण (C.R.), नस्ती सोबत ठेवणे, इतर विभागांकडे पाठविणे व द.दा. करणे (दप्तर दाखल -- सबब काही कारवाई नाही) असे ते चार पर्याय आहेत.
रकाना क्रमांक 17 -- या रकान्यांत टपाल निर्गत केलेला दिनांक लिहिण्यांत येतो.
रकाना 16 च्या माहितीचे वर्गाकरण करुन महिन्याच्या अखेरीस एकूण टपालावर केलेल्या कार्यवाहीचा गोषवार काढता येतो तसेच निर्गमित केल्याच्या दिनांकावरुन एका विशिष्ट तारखेस किती टपालाचा निपटारा झाला याची माहिती मिळू शकते.

या विवरणपत्राचे प्रिंट आउट घेतांना एका पानावर अ.क्र. 1 ते 8 रकाने व दुस-या पानावर अ.क्र. 1, 5, 6, 9 ते 17 येथील रकान्यांची प्रिंट घेण्यात येते. यामुळे एकाच दृष्टिक्षेत्रात प्राप्त टपालाच्या तपशीलासह केलेल्या कार्यवाहीची माहिती उपलब्ध होऊ शकते.

आलेल्या टपालावर विहित कालावधीत कार्यवाही होते की नाही याचा वरिष्ठ स्तरावर आढावा घेण्यासाठी प्रत्येक महिन्याच्या दहा दहा दिवसांच्या कालावधीत प्राप्त टपालाचा गोषवारा उपसचिव व सचिव यांच्याकडे सादर करण्यात येतो. त्यामधे स्वरूप या रकान्यानुसार वर्गीकरण करण्यात येते.

या अभिनव कार्यपध्दतीमुळे टपालाची पुन्हा नोंद घेण्याची गरज राहत नाही व कार्यासन लिपिकाच्या कामकाजात पंचवीस टक्के वेळेची बचत झाल्याचे दिसून आले. प्राप्त टपालाचे विविध शीर्षानुसार वर्गीकरणामुळे वेगवेगळया संदर्भाचा व प्रकरणांचा निपटारा करण्यासाठी योग्य नियोजन करता आले.

पशुसंवर्धन विभागात देखील हीच टपालनोदणी पध्दत वापरून 450 न्यायालयीन प्रकरणांचे ट्रॅकिंग सुलभपणे करून योग्य नियोजनाद्बारे निपटारा करण्यात आला आहे.
-----------------------------------------------------------------------