भाग - 24 - अकाउंट क्लार्क

भाग -- 24
संगणक म्हणजे अकाउंट क्लार्क
(पुस्तकाप्रमाणे तपासले -done)
पैशाचे हिशोब ठेवणे आपल्याला नेहमीच गरजेचे असते. किती खर्च केला आणि किती आवक झाली. कुठे खर्च केला आणि कुठून आवक झाली. अकाउण्टिंग हे शास्त्र एवढं मोठं आहे की ते शिकण्यासाठी चार वर्षांचा अभ्यासक्रम आहे.

एका माणसाने त्याचा एका दिवसाचा हिशोब असा लिहिला ---

.
.
.
.
फार पूर्वीपासून अकाउण्टिंग मधे दोन महत्वाची सूत्र पाळली जातात -- डबल एण्ट्री आणि लेजर. डबल एण्ट्री चे सूत्र असे की प्रत्येक व्यवहार दोन ठिकाणी स्वतंत्रपणे नोंदवायचा.

पैसे देऊन सामान आणले तर पैशाच्या (कॅशच्या) रजिस्टरमध्ये खर्च दिसेल पण स्टॉक रजिस्टरमध्ये सामानापोटी तेवढी आवक (वाढ) पैशाच्या स्वरूपात दिसेल. सामान विकून पैसे मिळाल्यास कॅश रजिस्टरला आवक पण स्टॉक रजिस्टरला जावक दिसेल. बॅकेतून पैसे काढले तर कॅश रजिस्टरला आवक पण बँक रजिस्टरला जावक दिसेल, या उलट बँकेत पैसे जमा केल्यास कॅश रजिस्टरला जावक व बँक रजिस्टरला आवक दिसेल. दिवसभरातील सर्व आवक रकमांची व सर्व जावक रकमांची स्वतंत्रपणे बेरीज करायची. ती जुळली की हिशोब जुळला म्हणायाचा. नाही जुळली तर प्रत्येक नोंद तपासायची व चूक शोधून काढायची. एकनाथांनी एक पैशाच्या हिशोब लागत नाही म्हणून रात्रभर जागून सर्व नोंदी तपासून शेवटी चूक शोधून काढली व हिशोब जुळवले अशी आख्यायिका सांगतात.
एका सोप्या आणि आदर्श हिशोब वहीचे पान असे दिसेल -
डावीकडील आवक पान
तारीख अनुक्रमांक कारण व वर्णन आवक प्रकार आवक बँकेचे नाव स्टॉकचे पान
कॅश बँक स्टॉक टोटल

उजवीकडील जावक पान
तारीख अनुक्रमांक कारण व वर्णन जावक प्रकार जावक बँकेचे नाव स्टॉकचे पान
कॅश बँक स्टॉक टोटल


दुसरे तत्व लेजरचे. आपल्याकडे येणारे किंवा जाणारे सामान वेगवेगळया प्रकारचे असते. साधा घरातला हिशोब पाहिला तरी तांदूळ, गहू, साखर, साबण, तेल, गॅस, असे विविध प्रकारचे सामान असते. कार्यालय असेल तर वीज, पाणी, पेट्रोल, स्टेशनरी, पगार असे खर्च असतात. हिशोबाच्या मुख्य वहीत फक्त स्टॉक एवढी एकच एण्ट्री असते. म्हणून मग एक वेगळे लेजर रजिस्टर ठेवतात. त्यामध्ये एकेका प्रकारासाठी कांही पानांचा गठ्ठा राखून ठेवला जातो.
सामानाचे (स्टॉकचे ) वर्णन

आवक जावक
तारीख OB दिवसाची आवक टोटल(CB) OB दिवसाची जावक टोटल(CB)

कॅश रजिस्टर हे तारीखवार लिहिले जाते, तर लेजर हे सामानाच्या स्वरूपावर लिहिले जाते व महिन्यच्या शेवटी त्याचा हिशोब काढला की महिन्याच्या उलाढालीचा अंदाज येतो.
हिशोब चोख ठेवायचे असतील तर हे सर्व करावे लागते. म्हणजेच एका व्यवहारपोटी अकाउंट क्लार्कला चार ठिकाणी नोंदी घ्याव्या लागतात.
संगणकावर गाणिती काम करणारं सॉफटवेअर म्हणजे मायक्रोसॉफट एक्सेल किंवा इतर कोणतेही स्प्रेडशीट. यांचा वापर केला तर यातील सॉर्ट या सोईमुळे लेजर रजिस्टर आपोआप तयार होते. कसे ते पहा-

अनुक्रमांक कारण व वर्णन रक्कम आवक की जावक कॅश बँक की स्टॉक सामानाचे स्वरुप
1 2 3 4 5 6
------------------------------------------------------------
१
२
३
४
.
.
.

एकूण


या रजिस्टरमध्ये दिवसभर घडणा-या नोंदी ठेवत जायच्या. दिवसाच्या शेवटी संगणकाला सांगायचे की सर्व नोंदीची फेर मांडणी (सॉर्ट)कर - आधी स्तंभ 4 प्रमाणे, त्या अंतर्गत 5 प्रमाणे व त्या अंतर्गत 6 प्रमाणे.

असे केल्यावर संगणक सर्व आवक नोंदी वेगळया काढणार. आपण फक्त त्यांचा प्रिंट आउट घेऊन कॅश रजिस्टरच्या डाव्या पानावर चिकटवायच्या. जावक नोंदीही वेगळया निघतात त्या उजव्या पानावर चिकटवायच्या.

सर्व आवक नोंदीमध्ये संगणकाने सर्व कॅश नोंदी एकत्र, बँक नोंदी एकत्र व स्टॉक नोंदी एकत्र असे काढलेले असतेच. त्यामध्ये देखील बँकेच्या नांवाप्रमाणे किंवा स्टॉकच्या स्वरूपाप्रमाणे नोंदी एकत्र आणून मिळतात. तेवढया नोंदी प्रिंट काढून लेजर रजिस्टरला चिकटवता येते.
-----------------------------------------------------
ज्या कार्यालयांना अजूनही कागद-रजिस्टर-हार्डकॉपी हे सोपे वाटतात - ते कॅश रजिस्टर व लेजर यांना पूर्णपणे फाटा देत नाहीत. मात्र सर्व नोंदी संगणकावर घेऊन, त्यांची हवी त्या पध्दतीने (रजिस्टरच्या पध्दतीने) मांडणी करुन त्याचे प्रिंट आपल्या रजिस्टरवर चिकटवतात. जी खूप प्रगत कार्यालये आहेत तिथे मात्र या कागदी रजिस्टरना पूर्ण फाटा दिला जातो.

हे झाल एखाद्या व्यापा-याकडील सामानाच्या उलाढली करणा-या अकाउंट क्लार्कच्या सोईबद्दल. तिथे रोज नवेनवे व्यवहार होत असतात. सरकारी कार्यालयांना ठेवावी लागणारी अकाउंट रजिस्टर्स या पेक्षा खूप वेगळी असतात. तरी पण मूळ संकल्पना, म्हणजे आपल्याकडील आकडेवारी सारणीच्या स्वरूपांत लिहून त्यावर फेरमांडणी आणि गणितीय व्यवहार करणे ही संकल्पना कायम रहाते.

एखाद्या टिपिकल शासकीय कार्यालयाच्या अकाउंट क्लार्कचे सर्वांत जास्त किचकट काम म्हणजे पगार बिल, त्याखालोखाल ट्रेझरीकडे टाकावी लागणारी इतर बिले व त्यांचे व्यवस्थापन. हे काम संगणाकामुळे बरेच सोपे झाले आहे किंवा होऊ शकते.
पगार बिलामध्ये कित्येक शीर्षके असतात उदा :-
पगार (substative pay), रजा पगार (leave pay), डी.ए. एरियर्स (महागाई भत्ता थकबाकी), HRA, CLA, Transport Allowance, इत्यादी. सोबत deduction (वजावट), मध्ये GPF, GIS, HR allowances, इत्यादी शीर्षकं असतात. ती वर्षानुवर्षे कायम असतात. पगार बिल दर महिन्याला काढावे लागते. म्हणून मग हे काम तीन ठिकाणी वाटून केले जाते. एका ठिकाणी मास्टर फाईल वर मास्टर-डेटा-बेस एकत्र करतात. जसे की प्रत्येक कर्मचा-याची माहिती. मंत्रालयाचे उदाहरण घ्यायचे तर एकूण 18 मुद्यांवर सर्व कर्मचा-यांची माहिती ठेवलेली आहे. तो नमुना या लेखाच्या शेवटी आहे.

दुस-या ठिकाणी सर्व नियमांचा विचार करुन तयार केलेली सूत्र मांडून त्यानुसार संगणकाने करायच्या गणिताची पद्धत त्याच्या भाषेत प्रोग्राम रूपाने लिहिली असते. उदा. HRA हा बेसिक+ ग्रेड पे च्या 30 टक्के असेल, किंवा ट्रान्सपोर्ट अलावंस अमुक स्लॅबला इतका द्यायचा - हे सूत्र संगणकाला त्याच्या भाषेत सांगायचे. असे सर्व गणिली सूत्र शिकवून संगणकाला पगार बिलातील आकडे मोड करायला सज्ज करायचे.
ही दोन्ही कामे एखाद्या एक्सपर्ट ग्रुपकडे दिली जातात. मास्टर डाटा अगर सूत्रांच्या फाईलमध्ये कुणीही ऊठसूठ ढवळाढवळ करु नये यासाठी सुद्धा हे गरजेचे असते.
तिसरे ठिकाण म्हणजे प्रत्यक्ष पगार बिले करणारे क्लार्क. दर महिन्याला कोण कुठल्या पदावर होते, त्यांचे रजेचे दिवस, प्रमोशन, इन्क्रीमेंट यांची नोंद करुन सर्व कर्मचा-यांचे एकत्रित पगार बिल करणे - हे अकाउंट क्लार्कचे नियमित काम. ती आकडेमोड संगणकाने करावी म्हणून सर्व नांवाच्या नोंदी झाल्यावर संगणकाला सांगायचे की आता मास्टर फाईल आणि सूत्रांच्या फाइल वरुन सूत्र वापर. असे केल्याने इतर सर्व आकडे मोड संगणक करुन देतो. मंत्रालयातील एका टिपिकल विभागाचे मास्टर फाइल व पगार बिलाचे पान कसे दिसते त्याचे नमुने इथे दिलेले आहेत.

ही व्यवस्था झाली पगार बिले तयार करण्यासाठी. पण मंत्रालयाचेच उदाहरण पुढे न्यायचे तर ही बिले करणा-या विभागाइतकेच दोन इतरही विभाग या मधे सहभागी असतात - प्रत्यक्षपणे पे ऍण्ड अकाउंट्स ऑफिस आणि अप्रत्यक्षपणे वित्त विभाग.
वित्त विभागाकडून प्रत्येक विभागासाठी वार्षिक खर्चाची मर्यादा ठरवून दिली जाते. याला अप्रोप्रिएशन बजेट म्हणतात. त्या उपलब्ध रकमेतून कोणत्या मुद्यावर कसा - कसा- किती खर्च काय क्रमाने झाला हे कळावे म्हणून विभागाकडे एक अप्रोप्रिएशन बिल रजिस्टर असायचे - हे देखील अकाउंट क्लार्क हाताने लिहून व स्वत: आकडेमाड करुन तयार करत असे. (अजूनही करतात). त्यामध्ये खालील मुद्यांची महिनावार माहिती घेतली जाते --
पगार बिल, प्रवास भत्ता बिल, मेडिकल बिल, ऑफिस खर्चाचे बिल, अग्रिम देयकांचे बिल इत्यादि.

ही माहिती वित्त विभागाच्या क्लार्कने देखील वेगळया रजिस्टर वर ठेवायची. मग दोघांची माहिती जुळत नाही म्हणून फाईली दहा वेळा वर-खाली फिरणार. त्याऐवजी आता वित्त विभागामधे प्रत्येक विभागाची माहिती संगणकावर खालील प्रमाणे तयार करतात. त्यामुळे कालांतराने दोन ठिकाणी माहिती तयार करण्याचा त्रास वाचेल व दोन्हीकडील माहिती जुळेल. ही पध्दत अजून रुळली नाही. कारण वित्त विभागाने ही माहिती संगणकामध्ये द्यायला सुरुवात केली असली तरी विभागामार्फत मात्र हाती गणित आणि हाती लेखन करूनच त्यांची संगणकासोबत पडताळणी केली जाते. दोन्ही सिस्टमध्ये एकवाक्यता होऊन त्यातील सर्व दोष मिटले हे सिध्द होण्याला अजून १०-१२ महिन्यांचा कालावधी जावा लागेल.
ज्या ठिकाणी संगणकीय पध्दत सिध्द व प्रस्थापित होते तिथे अशा तक्त्यांचा शेवटी एक वाक्य लिहिण्याची पध्दत आहे-
This is a computer generated document - hence no signature is needed.
आपल्याकडे मात्र याला अजून वेळ असल्याने कदाचित असे लिहावे लागेल--
This is a computer generated document - hence signature is a must.
हा जोक मंत्रालयात वापरला जातो. असो.
तयार झालेल्या बिलांची पडताळणी व प्रत्यक्ष पेमेंटचे काम पे ऍण्ड अकाउंट ऑफिस करते. त्यांच्याकडे आलेल्या प्रत्येक बिलाला एक टोकन नंबर दिला जातो. त्यामुळे विभागांकडून येणारी बिले आणि अदा झालेली किंवा शक काढून परत केलेली बिले यांच्यात मेळ रहातो. ही पूर्वापार चालत आलेली पध्दत आता संगणकावर टाकल्याने एकीकडे क्लार्कचे काम कमी झाले. दुसरीकडे पे ऍण्ड अकाउंटच्या माहितीवरून वित्त विभागाला थेटपणे माहिती जाऊन त्यांच्या विभागवार अप्रोप्रिएशन रजिस्टरमध्ये आपोआप नोंद घेतली जाते. या त्रिस्थळी नोंदीमुळे वे ऍण्ड अकाऊंट्स, वित्त विभाग आणि खुद्द विभाग यांच्या देयकांमध्ये मेळ राहतो.
जिल्हया-जिल्हयांतील ट्रेझरी ऑफिसेसचे काम देखील याच धर्तीवर काम सुरू आहे. त्यामुळे संगणकाचा उपयोग करण्याने अकाऊंट क्लार्कचे काम सोपे,सुटसुटीत होणार आहे. दर वर्षाच्या शेवटी मेळ घालणे व पडताळणी करणे यासाठी खूप स्टाफचा खूप वेळ खर्ची पडत असे ते थांबणार आहे. ही बाब पूर्णपणे सिध्द व प्रस्थापित झाली नसली तरी वाटचाल त्याच दिशेने व चांगल्या गतीने चालू आहे.
खाजगी व्यावारी,छोटया कंपन्या यांच्यासाठी देखील याच धर्तीवर महिन्या-महिन्याच्या पगाराचे व इतर हिशोब ठेवणारी टॅली किंवा इतर सॉफटवेअर विकसित करुन त्या त्या मंडळींनी विकलेली आहेत.
या सर्वामुळे आर्थिक व्यवहार बरेच सुरळीत झाले. इतके की शेअर बाजारासाठी सरकारने नियमच केला की, मोठया कंपन्याचे शेअरच्या खरेदी-विक्रीचे व्यवहार संगणकामार्फतच होतील.
थोडक्यांत कांय तर सर्व सूज्ञ अकाउंट क्लार्कनी संगणकालाच अकाउंट क्लार्क म्हणून राबवून घ्यायला शिकले पाहिजे.
--------------------------------------------------------------------